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会議をしていると「意見が出ないなぁ~」と思うことがありますよね。
意見を求めても、シーン。
誰も意見を言わないから、自分が話始めると最悪の会議となります。
なぜなら、会議ではなく”リーダーの独演会”になってしまうからです。
参加したスタッフは「ジャイアンのリサイタル」に参加しているような気持ちになるでしょう。
会議が苦痛なので、理由をつけて会議を欠席するスタッフが出てきます。
せっかく会議に集まったのだから、もっと活発に意見交換したいですよね。
この記事では、会議のときに”意見がバンバン出る”ようになるコツを紹介します。
これから紹介する、”ブレインストーミング”を会議に取り入れるだけで、アイデアが溢れ、意見が飛び交う会議になりますよ。
みんなで思いつくアイデアを「質より量」で自由に出してもらう会議手法です。
ブレインストーミングを使えば、まとめるのが大変なくらい、意見が出るようになります。
ブレインストーミングのやり方はカンタンなので、安心してください。
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記事を書いた人
名前:なお(介護おじさん)
年齢:42歳
資格:介護福祉士、介護支援専門員
☑介護士歴14年目
☑介護施設のリーダー職
☑ブラック企業からホワイト企業に転職
☑介護職の悩みを解決する情報を発信中
筆者の詳しい経歴はこちら
・スーパーの精肉担当(超ブラック企業)
毎日6時~21時までの長時間労働で体力の限界
・本屋の店長(普通の企業)
面接など職員の採用にかかわるが会社倒産
・ITの会社で営業(超ブラック企業)
きついノルマ・飛び込みの営業で精神消耗
・CADオペレーター(ブラック企業)
休みなし、こき使われまくりで精神崩壊
・福祉用具専門相談員(ブラック企業)
上司のパワハラがエグすぎて精神の限界
・介護士(ホワイト企業) ☚今ここ
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会議でアイデアを出すコツ:ブレインストーミングを取り入れよう
結論から言えばアイデアを引き出すには「ブレインストーミング」を取り入れることが有効です。
みんなで思いつくアイデアを「質より量」で自由に出してもらう会議手法です。
実際に試してみてわかったのですが、ブレインストーミングを取り入れると発言しやすい雰囲気が作れるので、面白いようにアイデアや意見が出てきます。
おとなしいタイプの新人スタッフも積極的に発言してくれて、全員で意見交換ができました。
今までの会議の問題点
「何か意見はありませんか?」と聞いても、意見がありませんでした。
- 意見はあるけど批判されるから言わない
- 質問が漠然としていて何を答えたらいいかわからない
意見が出ないらといって、何も考えていないわけではありません。
見当違いな意見を言ってバカにされるのが怖い、無知だと思われるのが恥ずかしいのです。
リーダーが、スタッフからアイデアを引き出す工夫をしましょう。
会議で良いアイデアが出れば、業務が改善されて、スタッフの負担が軽減します。
みんなが笑顔で働ける職場にするのが、リーダーの役割です。
リーダーの役割については、過去記事のこちらをチェックしてみてください。 介護リーダーやユニットリーダーの役割は「みんなが楽しく働ける環境作り」
会議でアイデアが出るための準備:事前に議題を周知しよう
まずは会議までに、議題を参加者に周知しましょう。
いきなり会議で意見を求めても、考えるのに時間がかかり、スムーズに会議が進みません。
話し合いたい内容を箇条書きで、わかりやすく周知することがコツです。
長文だと読むのが負担になり、さーっと読んで内容を理解しないまま会議に参加する人がいますから。
具体例
次回ユニット会議の議題
- 残業を減らす
- 利用者〇〇さんの食事介助について
- 感染症対策の強化について
アイデアが出る会議の5ステップ
アイデアが出る会議をするためには、次の5ステップに沿って会議を進めましょう。
ステップ1:意見を出しやすい雰囲気作り
ステップ2:ブレインストーミングで問題点を洗い出す
ステップ3:ブレインストーミングで解決のアイデアを出す
ステップ4:アイデアをまとめる
ステップ5:結論を出して実践する
ステップ1:意見を出しやすい雰囲気作り
リーダーは意見を出しやすい雰囲気を作りましょう。
BAD
GOOD
的外れな意見が出ても「面白い切り口ですね!いいと思います」と会議を盛り上げて、「アイデアを笑われるのが嫌だから言わない」というハードルを下げましょう。
ステップ2:ブレインストーミングで問題点を洗い出す
準備するもの:ペン、付箋、ホワイトボード
「10分間」「意見が20個出るまで」などルールを決める
絶対に他の人の意見を批判しない
質より量でどんどん意見を出してもらう
出た意見を付箋やホワイトボードに書いていく
まずは問題点を洗い出しましょう。
議題について感じている問題点をどんどん出してもらうのです。おさらいですが、質より量ですよ。
記録係が出た意見をみんなが見えるように書いていきます。
「10分間」or「意見が20個出るまで」など期限を決めてダラダラしたり、話の脱線を防ぎます。
テーマ「残業を減らそう」の問題点
- 昼休みにサービス残業をしている
- 昼休みでも電話に出なければいけない
- センサーマットが複数鳴ったときに休憩中のスタッフも対応している
ステップ3:ブレインストーミングで解決のアイデアを出す
「10分間」or「意見が20個出るまで」などルールを決める
絶対に他の人の意見を批判しない
質より量でどんどん意見を出してもらう
できない、無理なことでもOK
出た意見を付箋やホワイトボードに書いていく
特に重要なのは、どんなに的外れな意見でも批判しないことです。
むしろ、的外れな意見を歓迎しましょう。
なぜなら、的外れな意見が想像力の幅を広げるからです。
どんなに些細なことでもOK
現実的ではないことでもOK
できること(現実的なこと)しか言わないと可能性の範囲を縮めてしまいます。
リーダーは「そのアイデアをヒントに新しいアイデアが生まれる可能性があるので、言ってもらえるとありがたい」と伝えて意見を出してもらえるように促していきましょう。
ステップ4:アイデアをまとめる
スタッフの意見を組み合わせたり、他のスタッフの意見に自分の意見をつけ足すと新しいアイデアになります。
ジェームズ・W・ヤングが書いた「アイデアのつくり方」では次のように書かれています。
アイデアとは既存の要素の新しい組み合わせ以外の何ものでもないということである。
「アイデアの作り方」
たとえば、スマホができたときに新しいアイデアだと思っても…
「携帯電話+パソコン=スマホ」という、既存の要素の組み合わせだということです。
ぼくが参加した会議で「昼休憩を1時間取れない」という解決案をまとめると、次のようになります。
テーマ「残業を減らそう」解決のアイデア
- 休憩時間のみ人員を増やす
- 休憩時間を柔軟に設定する
- 休憩時間に仕事をしてはいけない文化を作る
テーマ「残業を減らそう」アイデアのまとめ
- 全員が休憩1時間を確保できるように、事務所の職員も休憩カバーのために現場に入る。
- 事務所のメンバーと介護スタッフの休憩時間をずらす
- 休憩中の職員は電話対応をしなくていい決まりを作る
- 休憩時間をカバーするために短時間勤務のスタッフを募集する
ステップ5:結論を出して実践する
意見がまとまったら結論を出して、実践することを明確にします。
テーマ「残業を減らそう」の結論(実践すること)
- 全員が休憩1時間を確保できるように、相談員、ケアマネが休憩カバーのために現場に入る。
- 事務所のメンバーは同時に休憩に入らないで時間をずらす
- 休憩中の職員は電話対応をしなくていい決まりを作る(休憩室に電話を置かない)
- 休憩時間をカバーするためのスタッフを募集する(11:00~16:00まで)
上記のことを実践した結果、スタッフ全員がしっかり1時間休憩できるようになりました。
会議で決まって実践したことを次回の会議で確認しながら業務改善をしていきましょう。
業務改善をする方法は、過去記事の介護施設の業務改善をする方法「PDCAサイクル」と「OODAループ」がポイント!を参考にしてください。
まとめ:ブレインストーミングで活発な意見交換をしよう
今回は「会議でアイデアを出すコツ」について解説しました。
おさらいすると、次のとおりです。
準備するもの:ペン、付箋、ホワイトボード
「10分間」「意見が20個出るまで」などルールを決める
絶対に他の人の意見を批判しない
質より量でどんどん意見を出してもらう
出た意見を付箋やホワイトボードに書いていく
アイデアが出る会議の手順をおさらいをします。
次の5ステップを実践しましょう。
ステップ1:意見を出しやすい雰囲気作り
ステップ2:ブレインストーミングで問題点を洗い出す
ステップ3:ブレインストーミングで解決のアイデアを出す
ステップ4:アイデアをまとめる
ステップ5:結論を出して実践する
リーダーはみんなをまとめる重要なポジションですが、自分の意見を押しつけてはいけません。
みんなから意見を引き出したり、質問を投げかけたり、活発な意見交換ができる環境作りに専念するべきです。
会議にブレインストーミングを取り入れて、活発な意見交換をしましょう。
リーダーがさらにスキルアップするために、過去の記事を紹介します。
みんなが笑顔で働ける職場にしたいですね。
最後まで読んで読んでくれた、あなたを応援しています。
では、また。