介護施設の業務改善をする方法「PDCAサイクル」と「OODAループ」がポイント!

PDCAサイクルのイメージ

日々の忙しい業務で消耗していませんか?

この記事でわかること
  1. 業務改善のポイント
  2. PDCAサイクルで業務改善する具体例
  3. OODAループで緊急時の対応をする具体例

ナースコール、センサーマットの対応、利用者さんからのお願いで「あれして、これして」食事介助に時間がかかり、休憩時間も仕事をしなければ終わらない。

気がつけば自己犠牲が当たり前になり、自分さえ我慢すればいい…。

しかし、そのような日々は知らず知らずのうちに感覚を麻痺してしまいます。

「改善」よりも「我慢」を優先させてしまうからです。我慢が続くと不満になり、不満が増えると退職につながります。

そうならないためには業務を改善して職員の負担を減らさなければなりません。

「そんなことはわかってる!」と思う反面、「どんなことを改善すればいいのだろう?」と思いませんか?

そんなあなたの悩みを解決するするために、ぼくが実際に業務改善で取り組んできたことをお伝えします。

結論 業務改善の特徴
PDCAサイクルは長期(チームで取り組む)
OODAループは緊急時(個人で判断)

この記事を書いた人

名前:介護おじさん
年齢:41歳
資格:介護福祉士、介護支援専門員
☑介護士歴13年目

☑介護施設のリーダー職

☑ブラック企業からホワイト企業に転職

☑介護職のためになる情報を発信中

筆者の詳しい経歴はこちら

スーパーの精肉担当(超ブラック企業)
 毎日6時~21時までの長時間労働で体力の限界

本屋の店長(普通の企業)
 面接など職員の採用にかかわるが会社倒産

ITの会社で営業(超ブラック企業)
 きついノルマ・飛び込みの営業で精神消耗

CADオペレーター(ブラック企業)
 休みなし、こき使われまくりで精神崩壊

福祉用具専門相談員(ブラック企業)
 上司のパワハラがエグすぎて精神の限界

介護士(ホワイト企業) ☚今ここ
 転職の失敗を繰り返して介護士に落ち着く

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目次

業務改善のポイント

業務改善をしようと考えたときに、漠然としていて何から取り組めばいいのか迷いますよね?

業務改善=業務の「質」と「効率」を向上することです。

  • 業務の質=お客様対応、介助技術など(個人のスキル)
  • 業務の効率=環境整備、データ入力のシステム化など(チームで解決)

業務の質と効率を向上するにはどうすればいいのか整理しましょう。長期的な改善、短期的な改善の視点で別々に考えてみましょう。

業務改善の基本はPDCAサイクル

PDCAサイクルのイメージ

PDCA(ピーディーシーエー)サイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の順にサイクルを回して業務を改善する方法です。

PDCAサイクルの4ステップ
STEP
Plan(計画)

問題点を洗い出し、どのようにすれば改善できるか計画を立てる。

STEP
Do(実行)

計画を実行する

STEP
Check(評価)

計画を実行した結果どうだったか?評価する。

STEP
Action(改善)

改善点を洗い出し、再び計画する。

介護おじさん

次の事例をPCDAサイクルに当てはめてみましょう。

【具体例】30分しか休憩に入れない
STEP
Plan(計画)

なぜ30しか休憩できないのか洗い出す。

  1. 食事介助に時間がかかりすぎている
  2. 休憩中にパソコンの入力をしている。

【改善計画】

  • 食事介助に時間がかかる利用者さんの食事を30分早く提供する。
  • 食事は全量摂取を目標にしない。
  • 業務中にパソコン入力できるように他の職員がフォローする。
STEP
Do(実行)

全員で取り組んでみる。

STEP
Check(評価)

【改善点】食事介助が終わるようになり、休憩時間を1時間確保できるようになった。

【問題点】フォローに入る職員が忙しいと、フォローに入れない。

STEP
Action(改善)

フォローに入る職員が忙しくなる理由を洗い出す。→ステップ1に戻り計画する。

このようにステップ4からステップ1に戻り、問題が解決するまで何度も繰り返します。

PDCAサイクルで業務を改善するには時間がかかるので、長期的な視点で取り組むとよいでしょう。

介護おじさん

毎月の会議で話し合い、改善していますよ。

緊急時の対応はOODAループ

OODAループのイメージ

OODA(ウーダ)ループとはアメリカ空軍で提唱されて、軍事行動でパイロットが迅速に意思決定できる方法です。それがビジネスにも導入され、スピード感が必要な場面で活用されています。

OODAループの4ステップ
STEP
Observe(観察)

状態をよく観察して情報を収集する。

STEP
Orient(現状判断)

収集した情報を元に、どう行動するかを判断する。

STEP
Decide(決定)

どのように行動するか決定する。

STEP
Act(行動)

行動してその結果を観察する。

介護おじさん

転倒事故を発見した例でOODAループを説明します。

【具体例】夜間に利用者さんの転倒を発見したとき
STEP
Observe(観察)

転倒を発見する。

  • 立てるか?
  • 意識があるか?
  • 外傷があるか?
  • 痛みがあるか?
STEP
Orient(現状判断)
  • 動かすべきか?
  • 救急車を呼ぶか?
STEP
Decide(決定)
  • 看護職員にオンコールするか?
  • オンコールより先に119番するか?
STEP
Act(行動)

行動して、その後の様子はどうか?→ステップ1に戻り利用者さんの状態を観察する。

転倒事故のように迅速な判断が求められるときには、OODAループを意識して対応しましょう。

なぜなら、OODAループとは指示を待たずに行動できるための手法だからです。

夜間帯など職員が1名で対応する場面では、個人の的確な判断が求められます。

業務の質を向上するには、職員の質を向上することが重要です。

まとめ

PDCAサイクルは業務の効率化など、長期的な業務改善に向いてます。

フロアの職員と話し合いながら、チームで取り組みましょう。

一方、OODAループは職員が個人で行動する場面で効果を発揮します。

緊急時の対応など、正確かつ迅速な判断が求められる場面で取り入れましょう。

  • チームで取り組む「PDCAサイクル」
  • 個人で判断するときの「OODAループ」

このように使い分けて業務を改善していきましょう。

最後まで読んでくれた、あなたを応援しています。

では、また。

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この記事を書いた人

【介護業界13年目の社畜】
資格:介護福祉士 介護支援専門員
施設のリーダー 採用から教育に関わる
モットー:やさしい介護
転職回数:5回

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