介護施設の業務改善事例15選｜現役介護士の成功・失敗談と進め方

「介護施設の業務改善をしたいけど、何から始めればいいかわからない」

「人手不足なのに、仕事ばかり増えていく……」

こんな悩みを抱えていませんか？

介護施設の業務改善で最初に取り組みたいのは、新しい仕事を増やすことではなく、今ある仕事のムダや重複を見直すことです。

ぼくは介護現場で15年以上働き、記録方法の見直しやICT機器の導入など、さまざまな業務改善を経験してきました。うまくいったこともあれば、かえって仕事が増えてしまった失敗もあります。

この記事では、介護施設で取り組みやすい業務改善事例15選と、失敗を減らす進め方を紹介します。

介護施設の業務改善は「仕事を減らすこと」から考える

介護施設の業務改善というと、ICT機器の導入や新しいマニュアルの作成を想像する方もいるかもしれません。

もちろん、それらが役立つ場合もあります。ただし、新しい仕組みを導入すると、職員が覚えることや管理する仕事も増えます。

だからこそ、ぼくは業務改善を考えるとき、最初に「今やっている仕事の中で、やめられることはないか？」と考えるようにしています。

例えば、介護記録と紙の日報に同じことを書いているなら、記録方法を一本化できないか検討します。物品を探す時間が長いなら、購入より先に保管場所を見直します。

厚生労働省も、介護現場の生産性向上について、業務の見える化や役割分担、記録・情報共有の工夫などを示しています。重要なのは単に介助を速くすることではなく、利用者さんへのケアの質を保ちながら、働きやすい環境を整えることです。

参考：厚生労働省｜介護分野における生産性向上の取組の進め方

業務改善で優先したい3つの視点

1. ムダ：同じ内容を何度も記入する、使わない資料を作る。
2. ムラ：人によって手順や保管場所が異なり、迷いやミスが発生する。
3. ムリ：特定の時間帯や職員に業務が集中し、休憩や確認の時間が取れない。

この3つを整理するだけでも、改善するべき場所が見つかりやすくなります。

介護施設の業務改善事例15選【現場で取り組める具体策】

ここからは、介護現場で取り組みやすい業務改善案を15個紹介します。ぼく自身の成功例・失敗談も含めています。

施設の規模や利用者さんの状態によって最適な方法は異なるため、すべてを実施する必要はありません。今の職場に合う方法を選んでください。

1．出勤したら当日の予定を確認する

出勤後に、その日の受診・外出・面会・入浴・行事などの予定を確認する仕組みを作ります。

予定表があっても、職員が確認していなければ意味がありません。出勤直後に確認する時間を決めておくと、見落としの防止につながります。

2．申し送りの内容を3つに整理する

申し送りが長くなる原因の1つは、伝える内容の優先順位が決まっていないことです。

例えば、次のように分ける方法があります。

• 今すぐ伝える必要があること：体調変化、事故、緊急性のある対応。
• 次の勤務で対応すること：受診、家族への連絡、ケア方法の変更。
• 記録を見れば確認できること：すでに共有済みの経過や日常的な情報。

ただし、口頭で伝えるべき重要事項まで省略しないことが前提です。

3．口頭の申し送りと介護記録の役割を分ける

すでに記録に残っている内容を、そのまま読み上げている施設もあるかもしれません。

介護記録は経過を確認するため、口頭の申し送りは次の勤務で必要な判断や対応を共有するため、と役割を整理します。

例えば「昨日の食事量」だけで終わらず、「食事量が減っているため、次の勤務では状態の変化を確認して看護師に報告する」と伝えれば、次に必要な行動が明確になります。

4．介護記録の書き方を統一する

同じ出来事でも、職員によって記録の書き方が異なると、あとから情報を探すのに時間がかかります。

「いつ・何があった・どのように対応した・結果はどうだった」を基本に、必要な情報が残るようにします。

定型文は便利ですが、利用者さんの状態に合わない文章をコピーするだけにならないよう注意が必要です。記録の正確性を犠牲にしてはいけません。

5．連絡事項を確認する場所を統一する

情報がホワイトボード、紙のメモ、業務日報、パソコンなどに分散していると、どこを見ればよいのか迷ってしまいます。

情報の種類ごとに正規の確認先を決め、更新担当者と確認方法を統一します。

なお、個人情報を含む内容を誰でも見える場所に掲示することは避け、施設の情報管理ルールを守ってください。

6．紙とパソコンの二重記録をやめる

これは、ぼくの職場で実際に行った業務改善です。

以前は、利用者さんの容態変化や連絡事項を紙の業務日報に手書きし、さらにパソコンの介護記録にも入力していました。

同じ情報を2回書いていたので、業務日報を廃止して記録を整理しました。その後、ぼくの職場では、連絡漏れなどのトラブルなく経過しています。

「今まで続けてきたから」という理由だけで残っている作業は、見直す価値があります。

ただし、法令や運営基準、施設の保存規程で必要な記録まで削除してよいわけではありません。記録の目的、閲覧できる人、保管方法を確認したうえで変更しましょう。

7．会議・委員会では「決めること」を明確にする

会議を開くこと自体が目的になっていませんか？

業務改善の会議なら、次の4点を決めるだけでも次の行動につながりやすくなります。

• 何が問題なのか。
• 何を変更するのか。
• 誰が、いつまでに実施するのか。
• いつ結果を確認するのか。

話し合って終わりにしないことが大切です。

関連記事：介護施設の委員会議事録の書き方と例文

8．備品の保管場所を全ユニットでそろえる

別のユニットへ応援に行ったとき、おむつやラバーシーツの保管場所がわからず、探し回った経験はありませんか？

ぼくも、急に別ユニットで働くことになった際、備品の場所や利用者さんの情報がわからず、業務を進めるのに苦労したことがあります。

この経験から、共通で使う物品は、可能な範囲で保管場所や表示方法を統一するとよいと考えるようになりました。

これはぼくが感じた改善案であり、全ユニットで統一して効果を測定した実績ではありません。収納スペースや動線が違う施設では、無理に同じ配置にしないことも大切です。

9．収納場所に写真やラベルをつける

物品の保管場所が決まっていても、名前だけではわかりにくい場合があります。

棚に物品名や写真を表示しておくと、新人職員やヘルプ勤務の職員も探しやすくなります。

特に、サイズの違うおむつ、パッド、清掃用品などは、誤使用を防ぐためにも用途がわかる表示を考えてみましょう。

洗剤や薬品は、ラベル表示だけに頼らず、適切な容器・保管方法・施設の管理基準に従ってください。

10．在庫補充の基準を決める

「気づいた人が補充する」というルールだけでは、いつの間にか一部の職員に仕事が偏ることがあります。

例えば、おむつや手袋などの消耗品について、補充する数量の目安、確認するタイミング、発注担当者を決めておきます。

補充漏れだけでなく、過剰在庫や同じ物品の重複発注にも目を向けましょう。

11．介護カートの配置と動線を見直す

おむつ交換のたびに必要な物を取りに戻っているなら、介護カートの配置を見直す余地があります。

よく使う物品を取り出しやすくし、職員が必要以上に往復しない配置を考えます。

ただし、清潔物と使用済み物品の区分、感染対策、利用者さんの移動スペース、車いすの通行などを優先してください。歩く距離を減らすために安全性を下げるのは本末転倒です。

12．忙しい時間帯の業務分担を見直す

早朝のモーニングケア、食事前後、入浴時間など、介護施設には仕事が集中しやすい時間があります。

その時間帯に誰が何を担当しているか、実際の業務を確認してみましょう。

一部の職員だけにナースコール対応や記録業務が集中していないか、休憩を確保できているか、といった視点が大切です。

なお、職員の都合だけで利用者さんの食事や排泄のタイミングを変更するのではなく、本人の生活リズムと必要なケアを優先して調整します。

13．ヒヤリハットを「報告して終わり」にしない

ヒヤリハット報告書を集めていても、再発防止に活かせていなければ改善にはつながりません。

転倒しかけた場所、時間帯、発生状況などを整理し、環境や手順に改善できる点がないか検討します。

大切なのは「誰が悪かったか」だけに注目しないこと。報告しやすい環境をつくり、事故の背景にある仕組みも見直しましょう。

報告書の書き方は、介護現場のヒヤリハット報告書の例文と書き方で詳しく紹介しています。

なお、服薬介助など安全性が優先される業務では、確認手順を単純に削るのではなく、取り違えや思い込みを防げる方法を検討する必要があります。

関連記事：介護施設の誤薬防止対策

14．新人や応援職員が迷わないマニュアルを作る

ベテラン職員には当たり前の仕事でも、新人や別ユニットから応援に来た職員にはわからないことがあります。

マニュアルは分厚い資料を作るより、必要な情報にすぐたどり着けることが重要です。

• 勤務開始時に確認すること。
• 当日の予定と注意事項の確認先。
• 物品の保管場所。
• 緊急時の連絡手順。
• 判断に迷ったときの相談先。

こうした基本事項を整理し、必要な詳細マニュアルや個別ケア情報につなげる形にすると、使いやすくなります。

新人研修の内容を検討する際は、介護施設の内部研修・勉強会テーマも参考にしてください。

15．ICT機器は導入後の仕事まで考える

ICT機器を導入すると業務改善できそうに感じますが、実際には逆効果になるケースもあります。

購入前には、利用頻度だけでなく、清掃・保管・充電・故障対応・研修にかかる負担も確認しましょう。

15の業務改善案から何を優先する？

ここまで15の事例を紹介しましたが、全部を同時に始める必要はありません。

まずは、困っていることに合わせて改善案を選びましょう。

現場の困りごと	最初に試したい改善	確認すること
申し送りが長い	伝える内容の整理	時間・伝達漏れ
記録に時間がかかる	二重記録の確認	記録時間・正確性
備品を探している	保管場所の統一	探す時間・補充漏れ
忙しくて休憩できない	業務分担の見直し	休憩取得・業務の偏り
新人が何度も迷う	確認先と手順の整理	質問内容・対応のばらつき
ICT導入を検討中	導入前の試用	削減時間・増える作業

業務改善の優先順位で迷ったら、次の4つを確認してください。

• 困っている職員が多いか。
• 毎日または頻繁に発生する問題か。
• 小さな変更で改善を試せるか。
• 利用者さんの安全やケアの質を損なわないか。

安全上の問題がある場合は、取り組みやすさより安全確保を優先してください。

改善案が思いつかないときは無料ツールを活用しよう

「業務改善をしたいけど、具体的なアイデアが思いつかない……」

そんなときは、下の生産性向上案ツールも参考にしてみてください。

介護現場の業務改善を考えるときに、アイデアを探すための無料ツールです。

無料で利用できます

気になる改善案が見つかったら、利用者さんの安全やケアの質を確認しながら、職場のスタッフと実施できるか話し合ってみましょう。

介護施設の業務改善を進める5ステップ

具体的な改善案が決まったら、実際に試してみましょう。

厚生労働省の生産性向上ポータルサイトでも、改善活動の体制づくり、課題の見える化、計画・実行・効果測定・見直しという流れが紹介されています。

参考：厚生労働省｜介護分野における生産性向上の取組の進め方

ステップ1．困っている業務を1つ選ぶ

最初にすることは、問題を具体的にすることです。

「仕事が忙しい」だけでなく、「毎朝の申し送りが長い」「パッドを取りに何度も倉庫へ戻る」など、改善したい場面を決めます。

可能であれば、改善前の所要時間や発生回数を記録しておきます。あとから効果を比較しやすくなるためです。

ステップ2．原因を確認して改善案を決める

例えば「記録に時間がかかる」という問題でも、原因によって対策が変わります。

• 同じ情報を何度も入力している → 記録方法を整理する。
• 記録する場所がわからない → 入力先を統一する。
• 端末が足りない → 端末配置や利用時間を見直す。

原因が違えば、必要な改善案も違います。まず現場の職員から話を聞きましょう。

ステップ3．一部の業務・ユニットで試す

いきなり施設全体のルールを変更するのではなく、影響範囲を確認し、小さく試せるものから取り組みます。

例えば、1ユニットで一定期間だけ新しい申し送り方法を試す、といった方法です。

ただし、利用者さんの安全や法令上の義務にかかわる変更は、施設管理者や関係職種の確認と承認が必要です。

ステップ4．業務時間とケアの質を確認する

改善後は、時間が短くなったかどうかだけで判断しません。

• 作業時間は減ったか。
• 職員の負担が別の場所に移っていないか。
• 確認漏れや事故につながる問題はないか。
• 利用者さんへの対応が雑になっていないか。
• 新人や非常勤職員も無理なく使えるか。

また、ヒヤリハット報告件数が増えたとしても、すぐに「事故が増えた」と判断できるとは限りません。報告しやすい環境になった結果なのか、実際に危険な場面が増えているのか、内容も確認する必要があります。

ステップ5．続ける・直す・やめるを決める

試した結果、効果があれば継続を検討します。問題が見つかれば修正し、負担が増えるなら元の方法へ戻すことも選択肢です。

一度決めたから続けるのではなく、実際の結果を見て判断します。

これが、業務改善におけるPDCA（計画・実行・評価・改善）の基本です。

そのまま使える業務改善の提案・記録例

会議や委員会で改善案を提案するときは、次のように整理すると伝えやすくなります。

以下は記入方法を示す仮の例であり、実際の施設で効果が出たと確認した事例ではありません。

項目	記入例
課題	申し送りに時間がかかる
考えられる原因	記録済みの内容を口頭でも繰り返している
改善案	口頭で伝える重要事項の基準を決める
実施範囲	1ユニットで試行
実施期間	2週間を目安に検証
効果の確認	申し送り時間・伝達漏れ・職員の負担を比較
次の判断	継続・修正・中止を話し合う

この表のポイントは、最初から「成功する」と決めつけていないことです。

業務改善は、現場に合う方法を探していく活動です。失敗した場合も、何が合わなかったかがわかれば、次の改善に活かせます。

業務改善で失敗しないための3つの注意点

1．効率化のために必要なケアを削らない

介護の仕事では、時間を短縮することが正解とは限りません。

例えば、利用者さんがご自身でできることを支援するのは、自立支援にもつながります。一方で、本人の身体状況を確認せずに介助を減らせば、転倒などの危険につながるおそれがあります。

また、声かけや意思確認に必要な時間まで削ってしまっては、ケアの質が下がってしまいます。

削ってよい作業と、削ってはいけないケアを分けることが大切です。

2．リーダーだけで改善案を決めない

ぼくは業務改善を考えるとき、新人職員の声も大切にしています。

長く介護の仕事を続けていると、いつの間にか職場の当たり前を疑わなくなることがあるからです。

例えば、利用者さんに食事を楽しんでもらうことよりも、時間内に全量摂取してもらうことが目標になっていないでしょうか。

新人職員だからこそ気づく違和感もあります。経験年数に関係なく、意見を聞く価値はあると思います。

3．失敗や反対意見を言える環境をつくる

業務改善を続けるには、現場の職員が「その方法では困る」「ここに問題がある」と言えることも重要です。

ぼくがユニットリーダーとして心がけているのは、機嫌を職員にぶつけないこと、ミスを頭ごなしに責めないこと、相手を尊重することです。

リーダーが正しい答えをすべて持っている必要はありません。現場の声を聞いて、よりよい方法を一緒に考えられることが大切だと思います。

介護施設の業務改善でよくある質問

Q．お金をかけずにできる業務改善はありますか？

あります。申し送りの見直し、保管場所の統一、二重記録の確認、業務分担の整理などは、設備投資より先に検討できます。

ただし、現状確認や職員への説明には時間が必要です。「購入費用がかからない＝負担ゼロ」ではありません。

Q．業務改善の提案がなかなか採用されません。どうすればいいですか？

「今のやり方はムダです」と伝えるより、「この作業に時間がかかっているので、こう変更して試せませんか？」と、課題と改善案をセットで伝える方法がおすすめです。

さらに、試す範囲、担当者、効果を確認する方法まで提案できると、検討しやすくなります。現場だけでは変更できない内容は、管理者や関係職種と相談してください。

Q．PDCAとOODAはどちらを使えばいいですか？

業務改善の計画を立て、結果を確認しながら継続的に見直すなら、PDCAがわかりやすい方法です。

OODAは、状況を観察して判断・行動する考え方ですが、日常の業務改善で必ず使う必要はありません。

特に、事故や急変時の対応では、OODAを理由に施設の緊急時対応手順を省略しないでください。施設のマニュアルと医療職等への連絡体制を優先します。

まとめ｜介護施設の業務改善は小さな見直しから始めよう

介護施設の業務改善は、高額なシステムを導入しなくても始められます。

ぼくの職場では、紙とパソコンの二重記録を見直すことで仕事を減らせました。一方、便利になると思って導入したインカムは、管理する仕事が増えるという失敗も経験しました。

こうした経験から感じるのは、業務改善の目的は新しいことをすることではなく、利用者さんへのケアと職員の働きやすさを良くすることだということです。

まずは次の勤務で、いつも時間がかかっている仕事を1つだけ探してみてください。

そして、「本当に必要な作業なのか」「もっと簡単な方法はないか」をチームで話し合ってみましょう。

小さな見直しの積み重ねが、働きやすい介護現場をつくる第一歩になると思います。